Gerir o fluxo de caixa é essencial para o sucesso do seu negócio. Utilize estratégias como o controle diário de receitas e despesas, eliminação de gastos supérfluos e otimização de pagamentos, além de adotar ferramentas digitais, como TPAs modernos, para facilitar a gestão financeira e melhorar a liquidez. Prepare o seu negócio para imprevistos criando um fundo de emergência e projetando cenários financeiros.

Independentemente da natureza e da dimensão do seu negócio, controlar o respetivo fluxo de caixa poderá não ser tarefa fácil. Ora são dezenas (senão centenas ou até milhares) de transações recebidas por dia, ora são trocos e devoluções.

A verdade é que a gestão de tesouraria se afigura como um enorme desafio para si e para os seus colaboradores e, quando realizada de forma ineficiente, poderá comprometer a competitividade do seu negócio.

Todos estes desafios diários que enfrenta ao administrar o fluxo de caixa fazem parte da gestão financeira das pequenas empresas e, não raras vezes, a sua inadequada execução está na origem de dificuldades de tesouraria que podem levar ao encerramento do seu negócio, se não forem corrigidas a tempo.

O que é o fluxo de caixa e porque é vital para o seu negócio?

Pela sua importância no controlo financeiro das Pequenas e Médias Empresas (PMEs), uma boa gestão do fluxo de caixa é um dos elementos essenciais para que o seu negócio seja bem-sucedido. Resta agora descortinar concretamente o que é o fluxo de caixa.

Na prática, o fluxo de caixa é o registo pormenorizado de todo o capital que entra e sai dos cofres da sua empresa ao longo de um determinado período (diário, semanal, mensal, anual, etc.), correspondendo a todas as receitas e despesas que a sua empresa terá ao longo de tempo, de modo a aferir a variação líquida do saldo de caixa, que será positivo se entrar mais dinheiro do que aquele que sai e vice-versa.

Além de lhe permitir ter uma visão mais profunda sobre a dinâmica do seu negócio, o controlo do fluxo de caixa é importante para:

• Dispor de um acesso abrangente à situação financeira do seu negócio, permitindo-lhe identificar despesas supérfluas e criar estratégias comerciais mais assertivas;
• Tomar decisões estratégicas mais informadas;
• Avaliar a estabilidade e a liquidez do negócio;
• Identificar tendências de consumo e de pagamentos que abram a porta a novas oportunidades de negócio.

Principais erros na gestão de tesouraria

Como referimos, da análise do fluxo de caixa, surge a oportunidade de identificar mais claramente onde estão a cometer-se erros que poderão comprometer a gestão de tesouraria.

Entre esses erros, destacam-se:

• O descontrolo do fluxo de caixa: o não acompanhamento regular do fluxo de caixa adia a identificação e a correção de erros;
• A ausência de um planeamento financeiro: sem um guião em que estejam plasmadas metas financeiras, uma previsão de receitas e despesas num determinado intervalo de tempo ou até a criação de um fundo de emergência, a tesouraria e a viabilidade do negócio ficam comprometidas;
• A mistura entre finanças pessoais e empresariais: a origem de muitos erros conducentes à má gestão de uma PME está frequentemente na mistura entre finanças pessoais e empresariais, levando, não raras vezes, a situações de default;
• A desconsideração dos custos reais: a definição de preços sem uma contabilidade exata dos custos reais de operação (impostos, margem de lucro, etc.) pode levar a que os prejuízos se acumulem, assim como a uma gestão ineficiente do stock;
• Uma gestão manual: a ausência de meios de pagamento digitais e outras tecnologias que auxiliem a gestão do fluxo de caixa gera confusão e entropia;
• O menosprezo de indicadores financeiros: elementos como a margem de lucro ou o ticket médio limitam a sua visão do desempenho económico do negócio, dificultando a identificação de problemas.

Estratégias práticas para melhorar o fluxo de caixa

Para que os erros de tesouraria deixem de fazer parte do dia a dia da sua empresa e obtenha um melhor fluxo de caixa, pondere aplicar estas estratégias:

• Faça lançamentos diários de todas as despesas e receitas e tente perceber como a sazonalidade afeta as vendas;
• Projete as entradas e saídas de caixa futuras, de modo a conseguir prever períodos de liquidez reduzida;
• Otimize os seus pagamentos com recurso à tecnologia;
• Reveja as dívidas existentes e considere a renegociação ou a recapitalização da empresa;
• Melhore a experiência de compra dos seus clientes com recurso a promoções, descontos e meios de pagamento alinhados com os seus hábitos de consumo;
• Elimine gastos supérfluos, negoceie com os fornecedores e implemente uma melhor política de cobrança;
• Evite a acumulação de produtos com pouca saída e tenha gastos fixos o mais baixos possível através da renegociação de contratos e da procura de alternativas mais económicas;
• Crie um fundo de emergência para acautelar imprevistos e garantir uma maior estabilidade do negócio.

Ferramentas digitais para controlar receitas e despesas

Além de apps empresariais como a Expensify e a Moneyboard, que, na prática, ajudam o seu negócio a controlar extratos bancários, criar relatórios financeiros, calcular gastos de combustível de forma automática, armazenar faturas e recibos e categorizar várias áreas de atividade, uma das melhores ferramentas para facilitar a sua gestão do fluxo de caixa (e mesmo da tesouraria) consiste num terminal de pagamento de última geração adaptado ao seu negócio.

Por exemplo, caso tenha uma faturação reduzida e/ou opere de forma sazonal, poderá encontrar no TPA Gratuito com mensalidade Easy não só uma forma de aceitar pagamentos com cartões de débito e crédito, contactless, MB WAY, Apple Pay e Google Pay, como também de usufruir de uma solução:

• sem custos de adesão
• sem período de fidelização
• insenta de taxas e comissões (até €7.500 mensais de faturação)
• com uma mensalidade ajustada ao volume de faturação do seu negócio

Já para negócios de maior dimensão, poderá encontrar no TPA Smart ou na solução Soft a solução que procura.

No caso do TPA Android Smart, este proporciona-lhe a oportunidade de passar a receber pagamentos por PIN ou contactless através de cartões nacionais, internacionais, contactless, Google Pay, Apple Pay e MB WAY, de integrar a aplicação Parcela Já com Unicre, a solução PIX, a funcionalidade DCC – Conversão de Moeda (que permite aos seus clientes estrangeiros pagar na sua moeda de origem, automaticamente) e a Tax Free (para maior conveniência no reembolso do IVA) e ainda de usufruir de um backoffice para gestão de funcionalidades como fecho remoto, devolução, histórico de transações, entre outras.

Já em relação à solução Soft, esta é uma aplicação que transforma o seu dispositivo Android num POS, permitindo-lhe receber pagamentos por código QR, NFC, contactless (Visa ou Mastercard), número de telemóvel, MB WAY, Google Pay e Apple Pay, bem como enviar o recibo por e-mail e efetuar devoluções remotas, personalizar perfis e aceder a um backoffice de gestão.

Como preparar o seu negócio para imprevistos financeiros

A melhor forma de preparar o seu negócio para potenciais imprevistos financeiros é apostar na prevenção.

Isto passa, por exemplo, por evitar dívidas desnecessárias, elaborar projeções e simular cenários, controlar o fluxo de caixa e, como já sublinhámos, criar um fundo de emergência.

Para a criação deste fundo, poderá recorrer a um crédito (a menos que as taxas de juro compensem) ou utilizar o lucro obtido para juntar o correspondente a entre 6 e 12 meses de despesas fixas, ficando, deste modo, mais protegido, caso o negócio se veja a braços com um imprevisto financeiro.