Na maioria das empresas portuguesas, há um termo que, mesmo à sua breve menção, causa suores frios aos gestores: gestão de inventário.

Pela sua dimensão, não raras vezes, gigantesca e até labiríntica, o inventário é uma das tarefas, mais complexas de gestão empresarial. Mas será que tem de ser assim tão difícil e trabalhoso fazer um inventário?

A resposta, como vai poder comprovar por este artigo, é não.

Sugestões práticas para melhorar a gestão do inventário

Uma das razões porque o inventário é uma tarefa tão extenuante para a sua empresa prende-se com uma gestão que peca pela ineficiência, razão mais do que suficiente para tomar notas destas sete sugestões práticas para melhorá-la:

1. Defina um processo de controlo

Para evitar falhas no stock ou referências desirmanadas, defina um processo de controlo que, entre outras coisas,

• estipule rotinas de verificação
• um método de receção, armazenagem e expedimento e atribua responsabilidades claras a cada membro da sua equipa.

2. Registe e identifique os produtos assim que são rececionados

Para evitar correr o risco de um produto ser armazenado sem registo, no momento em que o armazém recebe um carregamento, faça o seu registo imediato.

Lembre-se, basta um produto não estar devidamente registado e ser vendido ou utilizado para que se dê início a uma cadeia de erros cuja origem será difícil de rastrear e lhe causará um aumento das despesas. 

De igual modo, para conseguir uma gestão eficiente do inventário, identifique os produtos, de forma manual ou automatizada, em termos de:

• referência
• quantidade
• descrição
• lote
• fornecedor
• outro tipo de informação relevante

3. Controle os prazos de validade

Caso a sua empresa trabalhe com produtos perecíveis, é importante que faça um controlo apertado das suas datas de validade sob pena de graves perdas financeiras.

Para ajudá-lo nesta tarefa, recomendamos que utilize um software que permita a gestão do stock por lotes que, na prática, segue o princípio da gestão de stocks FEFO (first expire first out) de farmácias e grandes distribuidoras de alimentação.

Na prática, diz-lhe que o primeiro produto a ser expedido é o que se encontra mais próximo do fim do prazo de validade.

4. Monitorize o stock regularmente

Apesar das soluções de pagamento da REDUNIQ o ajudarem a ter uma visão mais completa e detalhada sobre os produtos vendidos, é importante que faça uma monitorização regular do seu stock de modo a poder agir por antecipação e evitar perdas.

5. Mantenha um contacto próximo com os fornecedores

Quando verifica um erro ou uma rutura no stock de alguma categoria de produto, é importante que aja com rapidez para minimizar os tempos de espera dos clientes e eventuais perdas financeiras.

Para que tudo isto seja mais fluido e rápido, mantenha contactos próximos com os seus fornecedores de modo a adquirir um produto com maior rapidez ou resolver um problema relacionado com a falta de qualidade de um dado lote em tempo útil.

Além de ganhos na eficiência da gestão de inventário e otimização das reservas, esta sugestão pode permitir-lhe ter acesso a descontos.

6. Faça uma estimativa

Ainda que seja difícil estimar o que tem em stock, especialmente quando se trabalha com muitas referências diferentes, tenha em conta os seguintes aspetos para calcular com maior exatidão o que tem no armazém e do que necessita:

• Vendas do ano anterior;
• Sazonalidade;
• Taxa de crescimento do ano corrente;
• Tendências do mercado;
• Vendas já contratualizadas.

7. “Limpe” o armazém regularmente

Não estamos a falar de uma limpeza de vassoura e balde, mas sim do ato de se ver livre de produtos obsoletos, ou não escoados, que tem armazenados.

Para isso, poderá levar a cabo uma campanha de promoções ou saldos, doar os artigos ou, se ainda estiver em tempo útil, devolver esses produtos ao fornecedor.

Como a automatização pode ajudar a reduzir os custos do inventário?

Tal como vem acontecendo em outras áreas da gestão empresarial, a automatização do inventário tem ganho destaque no mercado ao longo dos últimos anos devido às diversas vantagens financeiras e logísticas que aporta à organização.

Através de softwares e equipamentos específicos, a automatização do inventário acaba por controlar todas as tarefas relacionadas com a gestão dos stocks de forma centralizada, o que acaba por resultar em tomadas de decisão mais informadas, assertivas e em tempo real.

Além da gestão de todos os produtos recebidos, armazenados e expedidos em tempo real, a automatização do inventário calcula, de forma rápida e eficiente, o volume, peso, quantidade e valor de cada produto permitindo, desta maneira, uma melhor organização da mercadoria no armazém sem interferência humana.

Estratégias para evitar a escassez de produtos e o excesso de stock

Para evitar que um determinado produto se esgote ou que o seu armazém apresente um excesso de stock que lhe cause elevadas perdas financeiras e de eficiência, tome nota destas três estratégias:

Warehouse Management System (SGA)

O Warehouse Management System (SGA) é um software de gestão de stocks que não só prevê as necessidades de stockagem em função da procura, como otimiza o fluxo de trabalho, evita a escassez ou excesso de produtos armazenados e estabelece as rotas de picking mais adequadas.

Sistemas de armazenagem

Quer seja analógico ou automatizado, um sistema de armazenagem adaptado às necessidades da sua empresa, vai permitir-lhe aproveitar ao máximo a sua capacidade de armazenamento e evitar a escassez ou excesso de algum tipo de produto.

Por exemplo, com a instalação de estantes retráteis e etiquetas digitais, poderá ajustar a capacidade do seu armazém em função das encomendas que recebe.

Produção just-in-time e logística cross-docking

Através de um modelo de produção just-in-time que implica o stock de produtos necessários para fazer face às encomendas existentes ou da logística cross-docking, método que dispensa o armazenamento do produto, pode conseguir uma gestão mais eficiente do stock da sua empresa.