Organizar um evento corporativo exige trabalho e dedicação, mas traz para a sua empresa uma série de vantagens que não só a mantém relevante na sua área de negócio, como ajuda a criar laços com parceiros e consumidores.
De acordo com o objetivo da empresa, o evento pode adoptar um sem número de formatos que podem ir das tradicionais feiras aos seminários, sem esquecer a apresentação exclusiva de novos produtos e serviços para parceiros, clientes e comunicação social em hotéis e salas de congressos.
A variedade é muita, os lucros imensos e o trabalho, bom, esse pode ser facilitado com a ajuda que lhe vamos dar ao longo deste artigo.
Como organizar um evento passo a passo?
Como dizia, ou lhe atribuem, Nietzsche, “o diabo está nos detalhes”, o equivalente a dizer que para que o evento corporativo que está a organizar seja um sucesso para a sua empresa, é necessário uma atenção especial não só às grandes questões logísticas e técnicas como o aluguer do espaço ou a acomodação dos convidados e clientes, mas também a algo que muitas vezes passa despercebido aos olhares como o programa de reservas e soluções de pagamento (no caso do evento ter entrada paga ou venda de produtos / serviços).
1º Passo: Definir o objetivo e o público-alvo do evento
O primeiro passo na organização de eventos corporativos deve ser definir o objetivo e o público-alvo do evento.
No caso dos objetivos, os mais comuns são:
- O lançamento e apresentação de um novo produto ou serviço;
- Celebração de uma data relevante para a empresa;
- Aproximação e reforço dos laços com a comunidade (eventos sociais, recolha de donativos, etc.);
- Reforço da imagem da marca junto do grande público;
- Promoção da empresa enquanto líder tecnológica através de seminários e congressos técnicos.
Em função do objetivo a que se propõe, será definido o público-alvo, um passo que será determinante em fases posteriores da organização do evento, uma vez que isto ajudá-lo-á a definir o formato, a localização, o espaço necessário para a sua realização e as estratégias de marketing que terá de colocar em marcha.
Além disto, tome atenção à data em que pretende realizar o evento, já que se espera uma grande afluência de público, é importante que evite alturas como o Natal, a Páscoa ou as férias de verão.
2º Passo: Escolher o local de realização do evento
De modo a escolher o local mais indicado onde organizar o evento corporativo da sua empresa, leve em consideração os seguintes aspectos:
- Número de pessoas esperadas;
- Capacidade;
- Perfil do público-alvo e do evento;
- Acessibilidade e Segurança;
- Estacionamento;
- Bons acessos ao local, ou seja, proximidade a transportes públicos ou vias centrais (vias rápidas, autoestradas, ferrovia, aeroportos).
3º Passo: Plano de divulgação do evento
Depois desta fase que podemos qualificar de “partir pedra”, já que se relaciona com a estrutura logística mais pesada, é altura de colocar em ação um plano de comunicação e marketing para que o evento chegue junto do público-alvo.
Neste ponto, crie uma página online dedica em exclusivo ao evento com todas as informações de relevo para o público, convidados e expositores (no caso de se tratar de uma feira), como a organização, data(s), horários, localização e rotas (“como chegar”), expositores, objetivos do evento, etc.
É ainda importante que esta página e os seus conteúdos sejam trabalhados através de SEO (Search Engine Optimization) de modo a conseguir maior visibilidade nos motores de pesquisa, tenha links que reencaminhem para as redes sociais do evento e organizadores e múltiplos meios de contacto (telefone, e-mail, etc).
Caso o evento necessite de reserva prévia e pagamento de entrada, aconselhamos a que o site tenha uma área reservada a essa componente com meios de pagamento online incluídos, como é o caso das soluções de pagamentos REDUNIQ E-Commerce e REDUNIQ@Payments, esta última uma solução pronta a utilizar, que permite aceitar pagamentos online mesmo se não tiver um site.
Se, além das reservas e pagamentos online, quiser disponibilizar pagamentos contactless na entrada do evento ou nos seus serviços de cafetaria e ainda contar com um terminal que lhe permite fazer a gestão das reservas e imprimir faturas, como é o caso dos TPA REDUNIQ Smart ou, no caso de pretender usar o seu smartphone como terminal de pagamento móvel usando uma app, tem o TPA REDUNIQ Soft.
4º Passo: Defina um cronograma de ação onde se incluam contingências de última hora
Para que tudo corra da forma que tinha imaginado, defina os responsáveis por cada tarefa, datas limite para a execução de cada uma, faça ensaios pré-abertura para limar arestas e tenha sempre, mas sempre um plano B para o caso de o inesperado acontecer.
Acima de tudo, mantenha sempre a calma e procure resolver os problemas que possam surgir com graciosidade e criatividade.
5º Passo: Faça o follow-up do evento
Tão importante como o evento em si mesmo, é o acompanhamento que irá fazer assim que as portas se fecham.
Para aproveitar o sucesso do evento e os contactos que fez, envie e-mails de agradecimento a todos os participantes num espaço máximo de uma semana após o fecho das portas e um inquérito de satisfação para que consiga aprimorar a organização de eventos futuros.
Inclua os contactos feitos nas suas campanhas de e-mail marketing e acompanhe de perto o progresso da sua equipa de vendas junto deles.
